Сломался кассовый аппарат: что делать и как правильно рассчитывать покупателей?
Кассовый суммирующий аппарат (КСА) — техника, без которой невозможна деятельность организаций, осуществляющих продажу и оказание услуг. Как и любые устройства, кассовое оборудование может выйти из строя или выдавать ошибки при работе. Как поступить в таких случаях и можно ли рассчитывать клиентов? Отвечаем на эти вопросы.
Первые действия при поломке
Первое, что нужно сделать при выявлении неисправности, — установить, насколько серьезная и сложная проблема. Возможно, некоторые вопросы можно решить, просто перезагрузив КСА (например, если произошел сбой в программном обеспечении или возникли проблемы с питанием). Но неисправности могут иметь разный характер.
Наиболее частыми причинами поломки кассового аппарата являются:
- Выход из строя механизма печати или отрезки чеков. Это одна из наиболее распространенных поломок, в результате которой чеки могут печататься не полностью, с пробелами. В этом случае выполните следующие действия:
- Осмотрите принтер и убедитесь, что там нет посторонних предметов, термобумага правильно установлена.
- Проверьте, срок годности бумаги, достаточно ли ее в рулоне.
- Попробуйте очистить от загрязнений печатающую головку, возможно, ее нужно заменить.
- Выдается ошибка при расчете покупателя. Аппарат должен правильно производить расчеты. Если произошел сбой:
- Убедитесь, что команды вводятся правильно.
- Перезагрузите кассовое устройство.
- Проблемы с фискальной памятью. Решить проблему могут помочь следующие действия:
- Убедитесь, что присутствует стабильное интернет-соединение, а настройки выполнены правильно.
- Попробуйте перезапустить оборудование.
- Проверьте статус фискальной памяти.
- Общие неисправности. Помимо проблем с конкретными элементами, могут возникнуть другие вопросы:
- Произошел обрыв питания, причина в отсутствии электрической сети.
- Переполнился накопитель данных.
- Программное обеспечение часто выдает ошибки, требует обновления.
Если самостоятельно разобраться, в чем причина неисправности и как ее устранить, не получается, следует обратиться в сервисный центр, где специалисты выполнят диагностику и отремонтируют его.
Обнаружена неисправность КСА: действия кассира
Если на кассовом суммирующем устройстве выявлена неточность в работе, поломка, кассиру необходимо придерживаться следующего алгоритма действий:
- Временно перестать принимать наличные денежные средства, а также банковские карты для расчетов с помощью КСА.
- Завершить работу на кассовом аппарате, оформив это соответствующим образом. Если есть возможность, следует сформировать суточный либо сменный отчет согласно документации (Z-отчет). Это нужно для того, чтобы закрыть смену. Если снять такой отчет нет возможности, нужно в книгу кассира записать о поломке единицы и сумме, которая была принята до неисправности. Также потребуется составить соответствующий акт.
- Далее следует выполнить действия, предусмотренные в таких случаях в организации. Например, нужно известить руководство о неисправности аппарата, обратиться в сервисный центр, подать в налоговую службу выписку о поломке и заключении мастера и т.д.
Как осуществлять расчет покупателей в период ремонта КСА?
Главный вопрос, который возникает у предпринимателей: как проводить расчетные операции и допустимо ли принимать наличные средства, когда невозможно использование КСА?
В период ремонта при продаже товаров возможны три варианта действий:
- Осуществлять расчетные операции с помощью онлайн-кассы. У некоторых предпринимателей такая возможность есть, что очень удобно в экстренных ситуациях. Такие кассы функционируют через интернет и позволяют заменить стационарную кассу при поломке.
- Применять для расчета КСА, который предоставляет организация, осуществляющая ремонт техники (ЦТО). Но такой вариант возможен, если предоставление единицы во временное пользование предусмотрено условиями договора с сервисным центром. Это еще удобно и по той причине, что регистрировать кассовое устройство не нужно, так как оно уже зарегистрировано в налоговой.
- Принимать наличные денежные средства без КСА или других платежных терминалов, при этом необходимо использовать квитанции о приеме платежей. Таким образом, если невозможно временно заменить сломанное оборудование, допустимо осуществлять расчет с клиентами физическими деньгами. В таком случае при реализации непродовольственных товаров, если его цена свыше одной базовой величины, продавцу необходимо оформить специальный документ — квитанцию (бланк) о приеме бумажных денег. Он должен иметь степень защиты, сведения о бланке (изготовлении, реализации) включены в электронный банк данных документов с определенной степенью защиты.
При реализации других товаров (включая непродовольственные, стоимость которых ниже одной базовой величины), оказании услуг продавцу следует оформить другой документ — приходно-кассовый ордер (ПКО). Он формируется по завершении рабочего дня (смены), где отражается сумма выручки за соответствующий период. Компания может сама установить период, за который будет выводиться ПКО, но делать это необходимо не реже чем раз в семь дней.
После того как КСА будет отремонтирован и возвращен организации, необходимо возобновить прием наличных средств и расчет по банковским картам с помощью кассового оборудования.
Чтобы избежать неприятных ситуаций и сократить вероятность поломок, следует проводить профилактическое обслуживание КСА с определенной регулярностью. Это поможет продлить срок службы кассовых устройств, предотвратить износ деталей.