Что такое программная касса

Содержание:

• Зачем нужна программная касса
• Виды программных касс
• Как правильно выбрать ПО для кассы
• Функции кассовых программ
• В чем отличие программных касс от кассовых аппаратов
• Преимущества и недостатки кассовых программ
• В каких сферах лучше всего использовать программную кассу

Неотъемлемой частью торговли и сферы оказания услуг являются программные кассы. Они предназначены для приема и обработки платежей онлайн, предоставления отчетных документов, формирования прозрачной системы обслуживания клиентов.

Предлагаем вам подробнее разобраться, зачем устанавливать программные кассы, поговорим об их видах, функциях и правилах выбора.

Зачем нужна программная касса

Касса представляет собой специализированное программное обеспечение для ПК, смартфона или планшета, которое помогает вести учет товара. Его устанавливают на устройства не только для фиксации платежей. Система защищает предпринимателя от воровства со стороны сотрудников, предоставляя ему данные обо всех проведенных операциях, отредактировать которые невозможно.

Кроме этого, удобный интерфейс упрощает работу кассира. Простой, понятный, автоматизированный функционал, с которым легко справится оператор, позволяет ему быстро обслуживать покупателей. Таким образом, растут продажи и прибыль.

После подключения СКО, принтера чеков и установки программы, предпринимателю и его сотрудникам будут доступны все функции традиционной КСА с возможностью работы offline в течение определенного времени и «Личный кабинет», где можно отслеживать работу операторов.

Виды программных касс

Кассы такого типа делятся на несколько видов в зависимости от функций, которые они выполняют:

• Низкоуровневые. Программа выполняет базовый набор действий, которые свойственны кассам любого типа: включение и выключение, перезагрузка, запись данных и выгрузка ОФД. Участие специалиста может понадобиться только при ошибке или переустановке программы;
• Высокоуровневые. Кассовая программа расширяет возможности устройств, т.к. в список их функций входит формирование чека с реквизитами, фискализация платежей, отпуск товара по штрихкоду и другие. Работает касса на базе ОС Android, Windows, может быть платным или бесплатным;
• Высокоуровневые прикладные. Программа отличается расширенным списком возможностей, набор которых зависит от компании и ситуации использования. В список базовых функций можно отнести: операции расчета покупателей, анализ проведенных платежей, защита транзакций, ведение учета и многое другое. При выходе новой версии ПО обновляется.

Как правильно выбрать ПО для кассы

Выбирая ПО, стоит обратить внимание на следующие характеристики:

• Функционал. Обеспечение должно соответствовать потребностям вашего бизнеса;
• Поддержка ОС. Некоторые кассы совместимы только с операционной системой Windows, или только с Android, или только с Linux;
• Приём оплаты. Если устройство принимает все виды безналичных платежей (в том числе QR-код и смартфон), значит, вы сможете обслужить большее количество людей;
• Дополнительное оборудование. Если вы планируете подключить весы, сканер штрихкодов, банковский терминал и другие устройства, ПО должно поддерживать их работу.

Кассовая программа – лучшее решение, упрощающее работу оператора и ускоряющее обслуживание посетителей. При выборе детально изучите все характеристики, функции, а также правила использования ПО, чтобы использование кассовой программы не вызывало дискомфорт.

Функции кассовых программ

Вне зависимости от модели кассы, большинство из них выполняют одни и те же функции:

• Формирование чека;
• Передача данных ОФД;
• Формирование отчетов об операциях.

Не менее полезными будут следующие опции кассовой программы:

• Поддержка систем лояльности: скидки, бонусы, карты постоянных покупателей;
• Возможность создания разных аккаунтов для разных кассиров;
• Считывание маркировки, возврат товаров с маркировкой, проверка кодов в базе;
• Работа с предоплатой;
• Прямая работа с заказами из интернет-магазина и многое другое.

В чем отличие программных касс от кассовых аппаратов

Кассовый аппарат – это самостоятельное электронное устройство, в то время как программная касса – ПО, устанавливаемое на телефон, планшет или компьютер. 

Для выдачи чека внутри кассового аппарата встроен фискальный модуль. Программные кассы предлагают электронный вариант чека, а для выдачи печатного необходимо приобрести чековый принтер.

Программная касса позволяет закрыть смену и сформировать отчет при помощи приложения. Фискальный аппарат выдает ежедневный отчет в виде чека.

Также кассы предоставляют доступ в личный кабинет, где пользователь может просмотреть все проведенные операции, собрать информацию и получить аналитику. Кассовые аппараты такую информацию не предоставляют.

В таблице ниже представлено сравнение программной кассы и кассового аппарата.

Преимущества и недостатки кассовых программ

Главное достоинство кассовых программ – возможность установки программы на различные виды устройств: телефоны, ноутбуки, персональные компьютеры, smart-кассы и другие. Также к преимуществам можно отнести:

• обеспечение конфиденциальности документов и проводимых операций;
• простой доступ пользователя к данным;
• хранение отчетов и кассовых документов;
• простое взаимодействие с налоговой и другими контролирующими органами;
• формирование и обработка данных;
• предоставление чека в печатном и электронном виде.

Однако у программы есть некоторые недостатки:

• обеспечение нельзя использовать, если в систему контроля оборудования не внесены данные о кассе;
• налоговая служба определяет сферу использования кассы, поэтому использовать ПО в других областях невозможно;
• если ПО не соответствует требованиям налоговой службы, использовать его также нельзя.

Мы рекомендуем предварительно ознакомиться с нормативно-правовыми актами заранее, чтобы не столкнутся с проблемами при использовании кассы.

В каких сферах лучше всего использовать программную кассу

Применять программу для кассового оборудования необходимо во всех областях, установленных законодательством. Это оказание услуг различного рода, выполнение работ (ремонтные, строительные и т.д.), торговля, сфера общественного питания. Кассы упрощают работу курьеров, а также процессы при осуществлении выездной торговли. Именно поэтому всем предпринимателям, владельцам малого и крупного бизнеса, рекомендуется устанавливать программу на свои устройства.